Com o passar dos anos, a execução de obras e empreitadas têm se tornado cada vez mais desafiadoras, seja pelos prazos ajustados, orçamentos reduzidos, modificações de projetos, escassez de recursos, variações de preços de insumos e, especialmente, grave crise de insegurança jurídica que afeta a confiança nas instituições e a estabilidade econômica do país.
Nesse cenário, a execução de obras tem gerado prejuízos, colocando em risco a continuidade de diversas empresas no mercado. Assim, a gestão dos contratos de construção se torna ainda mais relevante para a concretização das premissas contratadas.
Em um ambiente de negócios cada vez mais dinâmico e competitivo, a capacidade de gerenciar contratos de forma eficaz pode ser a chave para o sucesso de uma empreitada. Além disso, uma boa gestão contratual assegura a segurança jurídica, protegendo as partes envolvidas e minimizando riscos.
A Importância da Gestão Contratual
A gestão contratual envolve o planejamento, a execução e o monitoramento de contratos, assegurando que todas as partes cumpram suas obrigações e direitos. Um contrato bem gerido não apenas garante o cumprimento das cláusulas acordadas, mas também estabelece um relacionamento saudável entre as partes, promovendo a transparência e a confiança.
Benefícios da Gestão Contratual
1. Redução de Riscos: A gestão eficaz dos contratos ajuda a identificar e mitigar riscos potenciais antes que se tornem problemas. Isso inclui aspectos financeiros, operacionais e legais.
2. Aumento da Eficiência: Processos bem definidos para a gestão de contratos permitem que as empresas economizem tempo e recursos, facilitando o acesso à informação e a tomada de decisões.
3. Conformidade Legal: A gestão contratual garante que os contratos estejam em conformidade com a legislação vigente, evitando penalidades e litígios futuros.
4. Melhoria nas Relações Comerciais: Um gerenciamento transparente e colaborativo dos contratos fortalece as relações entre as partes, o que pode resultar em parcerias de longo prazo e maior cooperação.
Etapas da Gestão Contratual
1. Negociação
A primeira etapa é a negociação, que é um passo crítico, onde as partes discutem os termos do contrato. É importante que ambas as partes sintam que suas necessidades e preocupações estão sendo atendidas. A transparência e a boa comunicação são essenciais nesse estágio.
Nessa etapa alguns instrumentos pré-contratuais podem ser relevantes para dar mais solidez às etapas posteriores da contratação, a exemplo do Memorando de Entendimentos”, mais popularmente referido como “MOU”.
Além disso, na fase de negociação é extremamente a realização de due diligence, para que as partes tenham uma visão abrangente dos aspectos financeiros, legais, operacionais e estratégicos da empresa, permitindo que os contratantes tomem decisões informadas e mitiguem riscos potenciais.
2. Elaboração do Contrato
A elaboração do contrato deve refletir, de forma fiel, clara e objetiva a intenção das partes.
É fundamental que o contrato contenha todas as cláusulas necessárias, incluindo direitos e deveres, prazos, condições de pagamento e penalidades por descumprimento.
Um contrato bem elaborado, com prévia due diligence, consegue prever potenciais riscos e mitigar a sua ocorrência.
3. Execução
A fase de execução é onde as obrigações contratuais são cumpridas. A gestão eficaz nesta etapa envolve o monitoramento constante das atividades, assegurando que todos os termos do contrato sejam seguidos.
Nesse momento são analisadas tanto as obrigações principais, quanto as obrigações acessórias, como, por exemplo, cumprimento de obrigações trabalhistas da mão de obra envolvida, alvarás, autorizações de entes públicos para o serviço, registros competentes, dentre outros.
Notificações extrajudiciais, com o registro de eventuais descumprimentos contratuais e concessões de prazos, atas de reuniões havidas entre as partes, comunicações a seguradoras contratadas para garantir o adimplemento contratual, etc., podem ser ações necessárias para garantir tanto que as obrigações sejam cumpridas, quanto prevenir litígios ou garantir que discussões judiciais sejam exitosas.
4. Avaliação
Avaliações periódicas permitem ajustes e melhorias nos processos, aumentando a eficiência.
5. Resolução de Conflitos
Em caso de conflitos, é importante ter um plano de ação. A gestão contratual deve incluir mecanismos de resolução de disputas, como mediação ou arbitragem, que são alternativas menos onerosas e mais rápidas do que a judicialização.
Em caso de judicialização, importante o resgate histórico de toda a relação contratual, para que todos os elementos de convicção sejam fartamente demonstrados em Juízo.
Segurança Jurídica
A segurança jurídica é um dos pilares fundamentais da gestão contratual. Ela se refere à proteção dos direitos das partes e à previsibilidade das consequências legais de um contrato. Para garantir a segurança jurídica, é imprescindível:
1. Clareza nos Termos: Todos os termos e condições devem ser claramente definidos para evitar ambiguidades e interpretações divergentes.
2. Conformidade com a Legislação: O contrato deve estar em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis, incluindo a legislação trabalhista, fiscal e ambiental.
3. Documentação Adequada: Manter um registro organizado de todos os contratos e documentos relacionados é vital para a segurança jurídica. Isso facilita auditorias e a resolução de disputas.
Conclusão
A gestão contratual é uma ferramenta vital para o sucesso de qualquer execução de obras e empreitadas. Ao assegurar que os contratos sejam elaborados, executados e monitorados de forma eficaz, as empresas não apenas protegem seus interesses, mas também promovem um ambiente de negócios mais seguro e confiável. Investir em boas práticas de gestão contratual é, portanto, uma estratégia inteligente que pode resultar em vantagens competitivas significativas e na construção de relações comerciais duradouras.